Tóm tắt nội dung
Đơn hàng dự trữ Backorder là gì? Đối với các nhà sản xuất cũng như nhà phân phối, đơn hàng dự trữ tạo thành một phương tiện đáng tin cậy để duy trì doanh số bán hàng ngay cả khi hàng hóa đã hết hàng. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét ý nghĩa và nguyên nhân của các đơn đặt hàng tồn đọng và cân nhắc ưu và nhược điểm của chúng.
1. Backorder là gì?
Backorder hoặc back order là trạng thái tồn kho của một sản phẩm tạm thời hết hàng nhưng vẫn có sẵn để đặt hàng. Hàng hóa được chỉ định là “có sẵn theo đơn đặt hàng sau” là những sản phẩm chưa hoàn thành quá trình sản xuất hoặc đang trên đường từ nhà cung cấp nhưng vẫn có sẵn để mua. Nhà sản xuất hứa sẽ thực hiện đơn đặt hàng, nhưng đơn giản là hàng hóa vẫn chưa sẵn sàng tại thời điểm nhận được đơn đặt hàng.
Nhiều công ty sẽ trải qua những thời điểm khi nhu cầu bị đẩy đến mức vượt xa nguồn cung. Điều này có thể là do một số trường hợp dẫn đến nhu cầu tăng đột ngột hoặc năng lực sản xuất giảm tạm thời. Khi điều này xảy ra, các công ty có thể chọn cung cấp hàng tạm thời hết hàng theo đơn đặt hàng dự trữ thay vì ngừng bán hàng, do đó đảm bảo doanh thu liên tục.
Đơn đặt hàng thường bao gồm một số sản phẩm khác nhau. Một số trong số này có thể có sẵn trong khi một số khác hết hàng nhưng đang trong quá trình bổ sung. Trong những trường hợp này, thông thường các công ty sẽ chấp nhận đơn đặt hàng và vận chuyển bộ phận có sẵn ngay lập tức trong khi cung cấp hàng hóa hết hàng theo đơn đặt hàng sau – sẽ được giao sau khi họ hoàn thành sản xuất. Chìa khóa ở đây là thông báo về thời gian giao hàng cho những hàng hóa được giao sau. Một phần được đặt hàng trước của đơn đặt hàng cũng có thể là một phần của hàng tồn kho ký gửi của nhà cung cấp.
Chúng ta hãy xem xét một ví dụ. Một thợ làm bánh đặt hàng 500 kg bột mì. Tuy nhiên, nhà sản xuất chỉ còn tồn kho 350 kg trong khi lô tiếp theo vẫn đang được sản xuất với thời gian giao hàng là 10 ngày. Thay vì phải đợi cho đến khi đợt hàng tiếp theo kết thúc, nhà sản xuất có thể làm cho đơn hàng có thể giao được một phần, báo giá 350kg có sẵn ngay lập tức và 150kg còn lại có sẵn khi đặt hàng sau, sẵn sàng giao hàng sau 10 ngày. Bằng cách đó, người sản xuất có thể hoàn thành việc bán hàng trong khi người làm bánh có thể tiếp tục với công việc nhào bột.
2. Backorder so với đặt hàng trước so với hết hàng
Đơn đặt hàng dự trữ không nên bị nhầm lẫn với đơn đặt hàng trước hoặc các mặt hàng hết hàng. Sự khác biệt giữa đơn hàng đặt sẵn và đơn hàng đặt trước chỉ đơn giản là trong khi đơn hàng đặt sẵn là một sản phẩm trước đây có trong kho tạm thời hết hàng, thì một sản phẩm có sẵn khi đặt hàng trước hoàn toàn không có tình trạng còn hàng trước đó. Nói cách khác, đơn đặt hàng trước là hàng hóa mà một công ty có kế hoạch bắt đầu sản xuất hoặc cung cấp trong tương lai nhưng đã nhận đơn đặt hàng cho ngày hôm nay.
Tuy nhiên, trong trường hợp hết hàng, nguồn cung cho một sản phẩm là không chắc chắn hoặc một công ty đã ngừng sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm đó hoàn toàn. Nhà sản xuất không rõ liệu sản phẩm sẽ có hàng trở lại vào một thời điểm nào đó trong tương lai hay sản phẩm có thể sắp hết vòng đời.
Việc chỉ định một mặt hàng là hết hàng hay có sẵn khi đặt hàng sau sẽ tùy thuộc vào nhiều trường hợp. Ví dụ, một nhà sản xuất nên xem xét những điều sau: nhu cầu về sản phẩm có bền vững không; tính khả dụng của đơn đặt hàng dự trữ có mang lại lợi nhuận không; khách hàng sẵn sàng đợi bao lâu; khi nào sẽ bổ sung nguồn cung cấp nguyên liệu thô; có bao nhiêu mặt hàng để cung cấp; là kế hoạch sản xuất thiết lập để cho phép đặt hàng trước; hệ thống quản lý hàng tồn kho và mô-đun kế toán có được trang bị để quản lý các đơn đặt hàng tồn đọng đúng cách hay không, v.v.
3. Nguyên nhân chính của Backorders
Đơn hàng dự trữ vốn không phải là tin xấu và có thể là một phương tiện đáng tin cậy để duy trì doanh số bán hàng. Tất cả phụ thuộc vào cách chúng được quản lý. Chúng ta hãy xem xét ba trường hợp khác nhau có thể bắt buộc phải sử dụng các đơn hàng đặt trước.
3.1 Nhu cầu bất thường
Có lẽ lý do chính cho các đơn hàng đặt trước là nhu cầu biến động đột ngột. Đây có thể là kết quả của một sự kiện theo mùa chẳng hạn như một kỳ nghỉ, một sự kiện thời tiết bất thường như một cơn bão tuyết kéo dài bất ngờ hoặc bất kỳ điều gì xảy ra ở giữa. Nó có thể chỉ đơn giản là kết quả của sự phổ biến ngày càng tăng đối với một sản phẩm do xu hướng của nó trên mạng xã hội.
Nhiều nhà sản xuất dựa vào các mô hình dự báo và lập kế hoạch nhu cầu cho các khách hàng lớn, tổng số đơn đặt hàng hoặc cho các dòng sản phẩm cụ thể. Sự thay đổi đột ngột trong các mẫu đơn đặt hàng có thể làm mất cân bằng sản xuất và khiến năng lực sản xuất theo kế hoạch không thể đáp ứng nhu cầu.
3.2 Cổ phiếu an toàn thấp
Các công ty cần quản lý chặt chẽ mức tồn kho để tránh tình trạng tồn kho thiếu hoặc thừa sản phẩm và linh kiện. Để tránh hết hàng và giải thích cho những bất thường trong chuỗi cung ứng, nhiều nhà sản xuất giữ một lượng dự trữ an toàn cho một số hàng hóa. Dự trữ an toàn là một phương pháp quản lý hàng tồn kho nhằm giảm bớt sự gián đoạn nguồn cung.
Tuy nhiên, bất kể những nỗ lực lập kế hoạch tốt nhất, mức tồn kho an toàn hoặc thành phẩm đôi khi cũng bị tính toán sai. Đơn giản là không có cách nào đáng tin cậy để dự đoán trước tất cả các đợt tăng đột biến của nhu cầu.
3.3 Các vấn đề về chuỗi cung ứng
Trong nền kinh tế toàn cầu nơi chuỗi cung ứng trải dài khắp các châu lục và thường bao gồm nhiều trung gian, đôi khi sẽ có sự gián đoạn nguồn cung. Đây có thể là kết quả của các hành động tự nhiên, vận chuyển hoặc đình công tại bến tàu, tuân thủ quy định, chất lượng kém từ phía nhà cung cấp, v.v. Dù lý do là gì, kết quả là thâm hụt hàng tồn kho và thường xuyên nhất là thời gian giao hàng bị chậm.
Bằng cách áp dụng phương pháp tiếp cận nhiều nhà cung cấp, các rủi ro liên quan đến việc dựa vào một nhà cung cấp duy nhất sẽ giảm bớt. Bất chấp điều đó, không có gì đảm bảo rằng lô hàng bị bỏ lỡ của một nhà cung cấp luôn có thể được lấp đầy bởi nguồn thứ hai.
4. Lợi ích và rủi ro của Backorders
Như chúng ta đã thấy, trong một số tình huống, các đơn hàng dự trữ có thể là một kỹ thuật bán hàng đáng giá. Tiếp theo, chúng ta hãy điểm qua những lợi ích và rủi ro chính liên quan đến việc sử dụng chúng.
4.1 Lợi ích của Backorder
Một lợi thế của việc sử dụng các đơn hàng đặt sẵn là chúng có thể mô tả sự gia tăng lành mạnh về nhu cầu đối với một sản phẩm. Nếu được quản lý đúng cách, đơn hàng dự trữ có thể được sử dụng để dự báo nhu cầu ổn định và giảm thiểu rủi ro tài chính liên quan đến việc tăng năng lực sản xuất. Điều này có thể giúp các công ty lập kế hoạch tăng trưởng và có được những hiểu biết có giá trị về thị trường.
Một lợi ích quan trọng khác là các đơn hàng dự trữ có thể giúp các công ty duy trì mức tồn kho thấp hơn, giải phóng dòng tiền cho hoạt động và mở rộng. Bằng cách chạy gầy hơncác đơn đặt hàng dự trữ có thể thúc đẩy khả năng sinh lời thông qua việc tăng doanh thu và giảm chi phí chung, lao động và chi phí lưu kho.
Tiếp tục bán hàng ngay cả khi hết hàng đặc biệt có lợi cho các nhà sản xuất nhỏ hơn phụ thuộc nhiều vào doanh thu ổn định và không thể để mất khách hàng. Hơn nữa, một đơn đặt hàng dự trữ thậm chí có thể gửi tín hiệu đến người tiêu dùng rằng một sản phẩm đang được săn đón nhiều, thúc đẩy sự nổi tiếng.
4.2 Rủi ro về Backorders
Đối với những rủi ro và bất lợi, việc phụ thuộc quá nhiều vào các đơn hàng dự trữ có thể cho thấy rằng một công ty đã quá tinh gọn trong nỗ lực tiết kiệm chi phí, không dự đoán được nhu cầu hoặc có thể gặp vấn đề về năng suất. Nếu thời gian giao hàng quá dài và các đơn đặt hàng tồn đọng kéo dài, khách hàng có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh và đơn đặt hàng có thể bị hủy, dẫn đến nguyên liệu thô được đặt hàng để đáp ứng nhu cầu sẽ tự động trở thành hàng tồn kho khi đến nơi.
Thông thường, rủi ro hủy đơn hàng càng lớn thì khách hàng càng phải đợi sản phẩm lâu hơn. Họ có thể tìm được một thỏa thuận tốt hơn hoặc hoàn cảnh hoặc sở thích của họ có thể thay đổi trong khi chờ đợi. Nếu một khách hàng cuối cùng hủy đơn đặt hàng, điều đó hầu như luôn đồng nghĩa với việc lãng phí thêm, bỏ lỡ cơ hội và danh tiếng của công ty bị ảnh hưởng.
Nếu đơn đặt hàng đã được thanh toán, thì cần phải hoàn lại tiền và lên lịch lại kế hoạch sản xuất. Ngay cả khi không, chi phí vận hành bổ sung từ dịch vụ chăm sóc khách hàng trên thực tế vẫn được đảm bảo.
5. Cân nhắc kế toán đơn đặt hàng
Trong kế toán, các đơn hàng tồn đọng – đôi khi còn được gọi là hồ sơ tồn đọng của công ty – thường được biểu thị bằng một con số đô la biểu thị giá trị của việc bán hàng. Tuy nhiên, có một tác động đến cách chúng được hạch toán. Cụ thể, các đơn đặt hàng đã thanh toán được ghi nhận là nợ phải trả trong báo cáo tài chính chứ không phải là doanh thu đã hoàn thành. Đây là những nghĩa vụ trong tương lai đối với khách hàng. Lý do cho điều này rất đơn giản – nếu khách hàng hủy, đơn hàng đặt sẵn có thể bị xóa mà không ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng của kỳ trước. Điều này giữ cho đơn hàng đặt sẵn không ảnh hưởng đến lợi nhuận trong khi giao dịch đang diễn ra liên tục.
Có những cân nhắc kế toán khác là tốt. Thứ nhất, các đơn đặt hàng dự trữ có thể ảnh hưởng đến hàng tồn kho và các chi phí lưu kho khác. Nếu liên quan đến một thành phần cụ thể hoặc nguyên liệu thô là một phần của quy trình, thì các bộ phận khác đi vào quá trình lắp ráp đó phải tuân theo quy trình kiểm kê và định giá thông thường. Điều tương tự cũng xảy ra với chi phí nắm giữ. Mặc dù sản phẩm vẫn chưa được ghi nhận là đã bán xong, tiền thuê, tiện ích và lao động vẫn phải được thanh toán để giữ các bộ phận chờ các mặt hàng được đặt hàng sau.
Các mối quan tâm kế toán khác bao gồm chi phí vận chuyển nhanh mà phải được đưa vào tại một số điểm vào tài chính. Nó cũng có thể bao gồm cả chi phí hữu hình và vô hình, cả hai đều phải có một số kế toán để theo dõi tiến độ đặt hàng.
6. Mẹo quản lý Backorders
Mặc dù việc sử dụng các đơn đặt hàng dự trữ có thể mang lại lợi ích cho một công ty trong nhiều trường hợp, nhưng điều quan trọng là đảm bảo rằng hệ thống sản xuất được thiết lập để xử lý chúng đúng cách và khách hàng được cập nhật. Dưới đây là sáu mẹo để quản lý các đơn đặt hàng tồn đọng hiệu quả hơn:
- Xem lại mức độ phổ biến của các mặt hàng thường xuyên. Khi một mặt hàng bay khỏi kệ, hãy đảm bảo phân tích vòng đời của sản phẩm. Xác định các điểm đánh dấu chính cho mức độ phổ biến của nó như xu hướng thị trường, tính thời vụ và các yếu tố khác. Việc đưa ra các quyết định sáng suốt về việc có cung cấp các mặt hàng theo đơn đặt hàng sẵn trước khi chúng hết hàng hay không là một việc đáng làm.
- Giao tiếp với khách hàng. Khách hàng sẵn sàng đặt hàng trước nếu họ có thể tin tưởng rằng quá trình sản xuất đang tiến triển thuận lợi và đơn hàng của họ đang được ưu tiên. Giao tiếp là chìa khóa để giảm thiểu nguy cơ hủy bỏ. ETA chính xác và cập nhật trạng thái thường xuyên mang đến cho khách hàng cảm giác yên tâm rằng doanh nghiệp của họ được đánh giá cao.
- Nhân đôi kế hoạch sản xuất. Tầm nhìn xa trong việc lập kế hoạch sản xuất và cân nhắc lập lịch trình cho các mặt hàng bán chạy là rất quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung cân bằng. Dành thêm thời gian để phân tích năng lực sản xuất và phân bổ nguồn lực cho các SKU phổ biến. Các hệ thống MRP tiên tiến cho phép phân tích chính xác và kỹ lưỡng về lịch sử sản xuất, công suất, mức tồn kho, v.v.
- Tính toán và thiết lập các điểm sắp xếp lại. Các sản phẩm thường đòi hỏi sự kết hợp phức tạp giữa nguyên liệu thô và các thành phần để sản xuất. Đây có thể có thời gian dẫn đến rất khác nhau từ các nhà cung cấp. Tính toán và thiết lập các điểm đặt hàng lại thực tế dựa trên lịch sử tiêu thụ sẽ giảm nguy cơ hết linh kiện. Ở đây cũng vậy, phần mềm quản lý hàng tồn kho có khả năng có thể thay đổi cuộc chơi.
- Giữ mức dự trữ an toàn lành mạnh. Như chúng ta đã thấy, có đủ hàng dự trữ an toàn là một cách tốt để giải quyết nhu cầu gia tăng và có thể giảm nhu cầu đặt hàng trước. Tuy nhiên, dự trữ an toàn nên được giữ ở mức cân bằng, vì việc dự trữ quá nhiều làm phát sinh thêm chi phí chung và gây ra rủi ro lãng phí.
- Tích hợp hệ thống sản xuất. Các nhà sản xuất vừa và nhỏ thường sử dụng các hệ thống khác nhau cho các chức năng khác nhau. Điều này gây ra các silo thông tin và nhu cầu đối chiếu dữ liệu từ bộ phận này sang bộ phận khác, làm tăng khả năng xảy ra lỗi và gây ra sự chậm trễ. Bằng cách tích hợp các hệ thống sản xuất vào một giải pháp thống nhất chẳng hạn như một ERP sản xuất trên nền tảng đám mâybackorders có thể được quản lý tốt hơn nhiều.
Bài viết trên, SEO Thành Công đã giải đáp chi tiết Backorders là gì. Nếu được quản lý một cách thích hợp, các đơn đặt hàng tồn đọng có thể là một phương tiện hiệu quả để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn phát sinh do nhu cầu không nhất quán hoặc thời gian giao hàng không ổn định.
