Tóm tắt nội dung
Chỉ số KPI – Key Performance Indicator (chỉ số đo lường hiệu suất) chính là câu trả lời cho câu hỏi: “Làm thế nào để đo lường hiệu suất công việc?”. Đúng như vậy, chỉ số KPI là một thành phần quan trọng giúp doanh nghiệp đi theo đúng hướng. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn chưa thực sự tận dụng được tầm quan trọng của KPI hoặc gặp phải một số lầm tưởng trong việc áp dụng KPI.
Loại hình đo lường hiệu quả
Có ba loại hình đo lường hiệu quả và nhiều doanh nghiệp thường kết hợp các loại hình này. Nhưng cần nhớ, ba loại hình này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
- KRI (Key Result Indicators): Đo lường tổng quan hiệu suất của một doanh nghiệp trong một ngữ cảnh cụ thể.
- PI (Performance Indicators): Đây là các chỉ số đo lường để cải thiện hiệu suất. Tuy nhiên, không phải PI nào cũng là KPI (chỉ số đo lường trọng yếu).
- KPI (Key Performance Indicator): Đây là nhóm chỉ số đo lường tập trung vào việc tăng cường hiệu suất trọng yếu.
Thông thường, chỉ số KRI được sử dụng để đo lường kết quả cuối cùng của tổ chức. Các chỉ số này quan trọng đối với cấp quản lý cao cấp, hội đồng quản trị và các nhà đầu tư. Ví dụ về KRI có thể là: mức độ hài lòng của khách hàng, mức độ hài lòng của nhân viên, lợi nhuận trước thuế (EBT), lợi nhuận từ khách hàng, lợi nhuận trên mỗi nhân viên.
PI thường được gọi là Metric (thước đo) trong một số trường hợp. Có rất nhiều thước đo khác nhau, nhưng không phải thước đo nào cũng là KPI. Để phân biệt PI và KPI, bạn có thể tham khảo bài viết “Sự khác nhau giữa thước đo và chỉ số KPI”.
Mối quan hệ giữa KPI, PI và KRI
KRI thường được đánh giá trong một khoảng thời gian dài, thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Trong khi đó, KPI tập trung vào mục tiêu chiến lược của tổ chức và mang tính hành động cụ thể hơn.
7 đặc trưng cần có của KPI
Có 7 đặc trưng quan trọng cần có trong một chỉ số KPI, các đặc trưng này đã được thảo luận bởi 1500 chuyên gia về nhân sự.
- Có thể định lượng nhưng không nhất thiết mang tính chất tài chính (Non-financial measures): Chỉ số KPI không chỉ là số tiền, ví dụ như USD, Yên, Pound,…
- Tần số đo lường luôn kèm theo: Ví dụ như đo lường hàng ngày, hàng tháng,…
- Sự tham gia của quản lý cấp cao.
- Dễ dàng hiểu được cách thức đo lường bởi tất cả nhân viên.
- Gán trách nhiệm đến cá nhân hoặc đội, nhóm.
- Ảnh hưởng có ý nghĩa: Ảnh hưởng đến các yếu tố thành công quan trọng.
- Ảnh hưởng tích cực: Ảnh hưởng đến các chỉ số hiệu suất khác một cách tích cực.
KPI không chủ yếu dựa trên yếu tố tài chính. Ví dụ, nếu chỉ số đó được đo bằng số tiền như 1000$/ngày, thì đó không phải là KPI mà là KRI (chỉ số kết quả). KPI nhiều hơn nhiều. Ví dụ, nó có thể là số lần liên hệ với khách hàng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thông thường, KPI được đo theo ngày, hàng tháng, hàng quý, hoặc theo vị trí công việc trong doanh nghiệp hoặc theo chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
Gần đây, có sự kết hợp giữa yếu tố KPI tài chính và không tài chính thông qua việc sử dụng Bảng đánh giá cân bằng (Balanced Scorecard) của Kaplan và Norton. Có 4 khía cạnh của doanh nghiệp có thể hình thành KPI:
- Tài chính: Ví dụ như tăng trưởng doanh số bán hàng, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư.
- Khách hàng: Ví dụ như thị phần, sự hài lòng của khách hàng.
- Quy trình kinh doanh nội bộ: Ví dụ như hiệu quả lao động, doanh thu từ tài sản vật chất.
- Việc học tập và phát triển của nhân viên: Ví dụ như sự hài lòng của nhân viên, đầu tư vào đổi mới và nghiên cứu.
KPI được áp dụng trong phiên bản Enterprise của iHCM dành cho doanh nghiệp lớn với các chức năng như thiết lập KPI, xây dựng quy trình nhập KPI để đảm bảo độ tin cậy của dữ liệu, ghi nhận và giám sát KPI, đánh giá kết quả qua KPI.
Hãy theo dõi các bài viết của iHCM để tìm hiểu chi tiết về xây dựng quy trình KPI, thư viện mẫu KPI và những lỗi cần tránh khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp.
Để phân biệt PI và KPI, bạn có thể tham khảo bài viết “Sự khác nhau giữa thước đo và chỉ số KPI”. Để hiểu thêm về KPI, bạn có thể tham khảo các bài viết khác như “Những sai lầm cần tránh khi thiết lập KPI” và “Các bước triển khai KPI”.
